השגריר והצוות שלו — הדיפלומטים — מטפלים בקשרים בין שתי המדינות: מעבירים הודעות בין הממשלות, מקדמים מסחר, תרבות ומדע, ועוזרים לאזרחים של המדינה שלהם שנמצאים בחו״ל, למשל מי שאיבד דרכון. קונסוליה היא סניף בעיר אחרת, שעוסק בעיקר בשירות לאזרחים ובאשרות כניסה.
לפי אמנה בינלאומית משנת 1961, מדינה מארחת לא נכנסת לשטח השגרירות בלי רשות, ולדיפלומטים יש חסינות. המילה שגריר מופיעה כבר בלשון חז״ל, ובתנ״ך משתמשים במילה ״ציר״ — שליח של מלך. גם היום השגריר החדש מגיש ״כתב האמנה״ לנשיא המדינה המארחת.

