כדי לבנות תקציב כותבים בצד אחד את ההכנסות — למשל משכורת או דמי כיס — ובצד השני את ההוצאות: אוכל, חשמל, דירה, חוגים, מתנות. אם ההוצאות גדולות מההכנסות, יש ״גירעון״ וצריך לוותר על משהו או למצוא עוד הכנסה. אם נשאר כסף — אפשר לחסוך אותו.
גם למדינה יש תקציב, והכנסת מאשרת אותו בחוק בכל שנה או שנתיים. תקציב המדינה קובע כמה כסף יקבלו החינוך, הבריאות, הביטחון והתחבורה. המילה תקציב באה מהשורש ק־צ־ב, כמו ״קצבה״ ו״קצוב״ — כמות שנקבעה מראש.