בראש המכתב, בצד שמאל, כותבים את התאריך. מתחתיו, בצד ימין, כותבים ״לכבוד״ ובשורה שמתחת את שם הנמען ותפקידו. במכתב רשמי מוסיפים לפעמים שורת נושא שנקראת ״הנדון״, כך שהנמען יודע מיד במה מדובר: ״הנדון: בקשה להארכת ההפסקה״. אחר כך ״שלום רב,״ וגוף המכתב.
גוף המכתב הרשמי בנוי בדרך כלל משלושה חלקים: הצגה (מי אני ולמה אני כותב), פירוט (הבקשה והנימוקים) וסיכום (מה אני מבקש שיקרה). בסוף כותבים ברכת סיום כמו ״בברכה,״ או ״בתודה מראש,״ ומתחתיה את השם, ולפעמים גם את הכיתה או דרך ליצור קשר.
ההבדל ממכתב אישי הוא בעיקר בלשון. במכתב אישי, לחבר או לסבתא, הלשון חמה וחופשית. במכתב רשמי היא מנומסת ומדויקת, גם כשמתלוננים: ״אשמח לתשובתך״ פועל טוב יותר מ״תענו כבר!״. גם בדואר אלקטרוני רשמי הכללים דומים, ושורת הנושא ממלאת את תפקיד ״הנדון״.

