למה עדיין כותבים מכתבים?
היום שולחים בעיקר הודעות קצרות, אבל יש מצבים שבהם מכתב מסודר הוא הדרך הנכונה: תודה למורה בסוף השנה, בקשה מהמועצה להתקין ספסל בגינה, ברכה לסבא וסבתא ליום הנישואין. מכתב מראה שהשקענו מחשבה, ומבנה ברור עוזר למי שקורא להבין מה אנחנו רוצים.
הכללים שנלמד כאן מתאימים גם למכתב על נייר וגם לדואר אלקטרוני רשמי.
מבנה המכתב
בראש המכתב, בצד שמאל, כותבים את התאריך. מתחתיו, בצד ימין, באה הפנייה: במכתב אישי — ״לסבתא היקרה,״ או ״שלום נועם,״. במכתב רשמי — ״לכבוד״ ובשורה שמתחת שם הנמען ותפקידו, למשל ״גב׳ רונית לוי, מנהלת בית הספר״.
במכתב רשמי מוסיפים לפעמים שורת נושא, שנקראת ״הנדון״: ״הנדון: בקשה להארכת ההפסקה״. כך הנמען יודע מיד במה מדובר. אחרי הפנייה בא ״שלום רב,״ ואז גוף המכתב.
בסוף כותבים ברכת סיום — ״בברכה,״ ״בתודה מראש,״ או במכתב אישי ״מתגעגעת,״ ״שלך,״ — ומתחתיה את השם. במכתב רשמי כדאי להוסיף גם את הכיתה או דרך ליצור קשר.
גוף המכתב
במכתב אישי אפשר לספר חוויות, לשאול שאלות ולשתף רגשות, וזה בסדר אם הכתיבה מרגישה כמו שיחה. כדאי להתחיל במשהו שמתעניין בנמען (״איך את מרגישה אחרי הניתוח?״) ולסיים במשהו חם.
במכתב רשמי הגוף בנוי בדרך כלל משלושה חלקים: הצגה (מי אני ולמה אני כותב), פירוט (הבקשה והנימוקים), וסיכום (מה אני מבקש שיקרה). למשל: ״אני תלמיד בכיתה ה׳. אני פונה אליך בבקשה להאריך את ההפסקה הגדולה. ילדים רבים לא מספיקים לאכול ולשחק בעשר דקות. אשמח אם תשקלי להאריך אותה ברבע שעה.״
בכל מכתב רשמי חשוב לשמור על נימוס, גם כשמתלוננים. משפט כמו ״אשמח לתשובתך״ פועל הרבה יותר טוב מ״תענו כבר!״.
בדיקה לפני שליחה
לפני ששולחים, קוראים את המכתב שוב ובודקים: האם יש תאריך ופנייה? האם המטרה ברורה? האם הלשון מתאימה לנמען? האם יש ברכה וחתימה? האם יש שגיאות כתיב?
רעיון לפעילות משפחתית: כתבו יחד מכתב תודה למישהו שעזר לכם השנה — שכן, נהג ההסעה או ספרנית. אפשר לבחור אם לכתוב אותו כמכתב אישי חם או כמכתב רשמי, ולהשוות איך כל בחירה משנה את הניסוח.
מכתב בדואר אלקטרוני
כשכותבים הודעת דואר אלקטרוני רשמית, למשל למורה או למזכירות בית הספר, הכללים כמעט זהים. שורת ״הנושא״ בתוכנת הדואר ממלאת את התפקיד של ״הנדון״, ולכן כדאי לכתוב בה משפט קצר וברור.
גם כאן פותחים בפנייה ובברכה, כותבים גוף מסודר ומסיימים בברכת סיום ובשם. במכתב רשמי עדיף לוותר על סמלי רגש ועל קיצורים מהצ׳אט, ולבדוק שהכתובת שאליה שולחים נכונה לפני שלוחצים על ״שלח״.
ועוד טיפ: אם המכתב חשוב במיוחד, כתבו טיוטה, חכו קצת וקראו אותה שוב ברוגע לפני השליחה. לפעמים כדאי גם לבקש ממבוגר לקרוא אותה ולהעיר.