מדפסת דיו מעבירה ראש הדפסה הלוך ושוב מעל הדף ומתיזה טיפות דיו זעירות — קטנות בהרבה מגרגר חול — בדיוק במקומות הנכונים. מדפסת לייזר עובדת אחרת: קרן לייזר ״מציירת״ את הדף על תוף מיוחד ויוצרת עליו מטען חשמלי, אבקה דקה בשם טונר נדבקת למקומות האלה, והחום ״מגהץ״ אותה אל הנייר. לכן דף שיוצא ממדפסת לייזר חם מעט.
במסך הצבעים נוצרים מאור — אדום, ירוק וכחול. בנייר אין אור משלו, ולכן המדפסת מערבבת צבעים אחרים: תכלת, ארגמן (מג׳נטה), צהוב ושחור. בגלל זה תמונה מודפסת נראית לפעמים קצת שונה מאשר על המסך. כדי לחסוך בנייר ובדיו: מדפיסים רק מה שצריך, משתמשים בהדפסה דו־צדדית, ובודקים ב״תצוגה לפני הדפסה״.